採用担当者として企業の信頼を保つためには、電話での採用断り方も重要です。本記事では「採用の電話対応における基本的なマナー」から「電話でのトラブル回避と対応策」まで、具体的な方法と注意点を解説します。
採用の電話対応における基本的なマナー
採用の電話対応は企業イメージを左右する重要なポイントです。そのためには、まず電話の受け答えがしっかりしていることが必要です。電話口で元気に挨拶をし、相手の名前や意図をしっかり確認します。
また、しっかりとメモを取り、迅速かつ正確に対応することが求められます。これにより、相手に対して信頼感を与えることができるのです。
社内ルールと企業文化の理解
社内ルールと企業文化の理解は、採用の電話対応において非常に重要です。
まず、各企業には独自のルールやマナーがあるため、それをしっかり把握する必要があります。例えば、決まった挨拶やメモの取り方、報告方法などが挙げられます。これらのルールを守ることで、電話対応がスムーズに進みます。また、企業文化を理解することで、社内外のコミュニケーションが円滑になります。
次に、企業文化を理解することで、相手に対して適切な対応ができるようになります。例えば、保守的な企業ではフォーマルな言葉遣いやマナーが求められます。逆に、フレンドリーでカジュアルな企業では、柔軟な対応が求められるでしょう。どちらの場合でも、企業文化を理解していることが、より良い電話対応につながります。
以上のように、社内ルールと企業文化を理解し、それに基づいた対応をすることで、プロフェッショナルな電話対応ができるのです。
丁寧な言葉遣いと敬語の使い方
丁寧な言葉遣いと敬語の使い方は、電話対応で非常に重要です。
まず、基本的な敬語の使い方を理解していることが前提となります。例えば、「お世話になっております」や「申し訳ございません」など、基本的な挨拶や謝罪の言葉を適切に使うことが求められます。これにより、相手に対して敬意を示すことができます。
次に、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。たとえば、「〜してくれますか？」よりも「〜いただけますでしょうか？」の方が丁寧です。また、言葉の選び方によって相手の印象が大きく変わります。丁寧な言葉遣いを徹底することで、相手に対して信頼感を与えることができるのです。
最終的に、丁寧な言葉遣いと敬語の使い方を身につけることで、電話対応が格段に良くなります。これにより、採用活動が円滑に進み、良い印象を与えることができます。
メールと電話の使い分け
採用活動において、メールと電話の使い分けは重要なスキルです。
まず、基本的なルールとして、詳細な情報共有や日程調整にはメールが適しています。メールは記録に残るため、後で確認できるという利点があります。また、時間の制約がないため、相手にとっても便利です。
一方、緊急性が高い場合や、相手と直接コミュニケーションを取りたい場合は、電話が適しています。電話は迅速に対応でき、相手の反応を即座に確認できるため、重要な場面でのコミュニケーションには最適です。また、人間味を感じさせることができるため、信頼関係を築きやすいです。
最後に、メールと電話を使い分けることで、より効率的な採用活動が可能になります。どちらの手段を使うべきかを適切に判断し、状況に応じた対応をすることで、円滑なコミュニケーションが維持できます。これにより、採用活動の成功率が向上することでしょう。
採用辞退の電話対応ー企業側の準備
企業が採用辞退の電話を受ける際には、適切な準備をすることが重要です。適切に対応することで、企業のイメージを守ることができますし、将来的な関係も円滑に保てるでしょう。
そのためには、社員が一貫して対応できるように事前に情報を整理し、共有しておくことが求められます。また、辞退の理由を真摯に受け止め、今後の採用活動に活かす姿勢も大切です。
事前の情報整理と共有
事前に候補者の情報を整理し、社員全員が理解していることが重要です。候補者の経歴や応募理由、面接の結果などを確認しましょう。そして、それらの情報を社員で共有し、一貫した対応ができる体制を整えることが必要です。
また、辞退の理由についても記録を残し、分析することで将来的な改善点を見つける手助けとなります。例えば、共通の問題点が見つかれば、採用プロセス自体を見直す機会となるでしょう。迅速かつ正確な対応は、企業の信頼を高めますし、次回の応募へもつながります。
適切なタイミングを見つける
採用辞退の電話対応は、適切なタイミングを見つけて行うことが肝要です。電話を受けた直後に感情的な反応をしないで、冷静に対応するために一呼吸おきましょう。そして、相手方の忙しいスケジュールを考慮して、再度の連絡が必要な場合には適切な時間帯を選びます。
また、定期的な見直しや研修を通じて、対応力を向上させることも大切です。例えば、忙しい業務時間を避けることで、更に良い対応を心掛けることが可能です。これにより、企業側がプロフェッショナルな対応を実現できます。
確認すべき重要事項
採用辞退の電話が来た際に、確認すべき重要事項を把握しておくことが不可欠です。まず、辞退の理由を具体的に聞き出し、それを正確に記録することが大切です。そして、今後の候補者としての連絡を希望するか否かも確認しましょう。
また、何か特別な事情がある場合には、それに応じた対応を考えます。例えば、企業側としての改善点や面接のフィードバックを求めることで、採用活動の質を向上させることができるでしょう。これを通じて、次回の採用に役立つ情報を得ることが確実にできます。
採用辞退対応を通じて企業の信頼を強化
採用辞退対応は、企業の信頼を左右する重要な場面です。本記事では、採用辞退時の電話対応に必要な基本マナーや注意点、プロフェッショナルなコミュニケーションを実現するための具体的な方法について解説しました。
候補者の声を真摯に受け止め、改善につなげる姿勢は、企業のインナーブランディングを強化し、より多くの優秀な人材を引きつける基盤となります。適切な言葉遣いやタイミングを守りつつ、採用プロセス全体を見直す機会にしてください。
【弊社のインナーブランディング事例はこちらをご確認ください。】
深澤 了 Ryo Fukasawa
むすび株式会社 代表取締役
ブランディング・ディレクター／クリエイティブ・ディレクター
2002年早稲田大学商学部卒業後、山梨日日新聞社・山梨放送グループ入社。広告代理店アドブレーン社制作局配属。CMプランナー／コピーライターとしてテレビ・ラジオのCM制作を年間数百本行う。2006年パラドックス・クリエイティブ（現パラドックス）へ転職。企業、商品、採用領域のブランドの基礎固めから、VI、ネーミング、スローガン開発や広告制作まで一気通貫して行う。採用領域だけでこれまで1000社以上に関わる。2015年早稲田大学ビジネススクール修了（MBA）。同年むすび設立。地域ブランディングプロジェクト「まちいく事業」を立ち上げ、山梨県富士川町で開発した「甲州富士川・本菱・純米大吟醸」はロンドン、フランス、ミラノで6度金賞受賞。制作者としての実績はFCC（福岡コピーライターズクラブ）賞、日本BtoB広告賞金賞、山梨広告賞協会賞など。雑誌・書籍掲載、連載多数。著書は「無名✕中小企業でもほしい人材を獲得できる採用ブランディング」（幻冬舎）、「知名度が低くても“光る人材“が集まる 採用ブランディング完全版」（WAVE出版）。「どんな会社でもできるインナーブランディング」（セルバ出版）。「人が集まる中小企業の経営者が実践しているすごい戦略 採用ブランディング」（WAVE出版）
